Informace o zpracování osobních údajů hostů (GDPR)
Na základě Nařízení EU 2016-679 (dále jen GDPR) vám sdělujeme informace o zpracování osobních údajů hostů, ke kterému dochází v souvislosti s jejich pobytem.
Kontaktní údaje
Správcem osobních údajů je Penzion U Kapličky, provozovaný majitelem penzionu Mgr. Lenkou Svobodovou, Svatojánská 209, 267 18 Karlštejn, IČO: 68205139,
DIČ: CZ7259230605, www.ukaplickysrbsko.cz
Kontaktní údaje na osobu odpovědnou za ochranu osobních údajů:
e-mail: ukaplicky.srbsko@seznam.cz, tel: 606 848 741
Příjem rezervací z hotelových portálů a rezervačního formuláře na www.ukaplickysrbsko.cz
- údaje zpracováváme pro zarezervování pobytu
- zapisujeme identifikační a kontaktní údaje a dobu pobytu k uzavření rezervace
- data získáváme od rezervačního portálu
- informace ukládáme po dobu rezervace a doby pobytu
Rezervace pobytu osobně, telefonicky a emailem
- údaje zpracováváme pro zarezervování pobytu
- zapisujeme identifikační a kontaktní údaje, dobu pobytu
- informace ukládáme po dobu pobytu
Evidence údajů v knize hostů
- zajištění pobytu
- doba ubytování
- účel pobytu
- jméno, příjmení (u cizinců státní občanství) a adresu místa trvalého pobytu nebo místa trvalého bydliště v zahraničí
- datum narození, číslo občanského průkazu nebo cestovního dokladu, případně číslo víza
Předání údajů cizinecké policii
- údaje zaznamenáváme pro splnění povinnosti §102 zákona č.326/1999 Sb. o ubytování cizinců
- zapisujeme identifikační údaje a dobu pobytu
- pro splnění právní povinnosti údaje hlásíme cizinecké policii
- podle zákona data uchováváme po dobu 6-ti let od ukončení pobytu
účtenky a faktury pro doklady DPH
- vystavujeme doklady v souladu se zákonem č. 235/2004 Sb. o DPH
- zapisujeme údaje povinné pro vystavení dokladů pro DPH
- doklady uchováváme 10 let
- odesíláme na finanční úřad
Shrnutí – zpracování osobních údajů (GDPR)
- V písemné podobě vedeme evidenční knihu, do které zapisujeme dobu ubytování, účel pobytu, jméno, příjmení, adresu místa trvalého pobytu (nebo místa trvalého bydliště v zahraničí) a číslo občanského průkazu (nebo cestovního dokladu) fyzické osoby, které jsme ubytování poskytli.
- V případě cizinců evidujeme údaje podle zákona č. 326/1999 Sb. o pobytu cizinců na území České republiky ve znění pozdějších úprav (z hlediska GDPR důvod splnění právní povinnosti vztahující se na ubytovatele).
- Telefonní číslo potřebujeme pro komunikaci s klienty ohledně příjezdu, odjezdu a další informace, související s ubytováním (z hlediska GDPR pro účely oprávněných zájmů poskytovatele služby).
- Uvedené údaje využíváme pouze výše uvedeným způsobem, v žádném případě pro marketingové nabídky apod. Evidované údaje nepředáváme do zahraničí.
Uložení:
- Identifikační údaje povinné pro vystavení dokladů pro DPH, ukládáme v účetním programu (PC je uložený v uzamčené kanceláři na stejné adrese jako je provozovna) pro možnost komunikace s klienty a vystavování vyúčtování služeb.
- Údaje o občanském průkazu nebo cestovním dokladu zaznamenáváme a uchováváme pouze v písemné podobě v evidenční knize hostů se zabezpečeným uložením – v uzamčené kanceláři na stejné adrese jako provozovna.
Doba archivace:
- Údaje uchováváme po dobu 6 let následujících po roce provedení zápisů v souladu se splněním zákonné povinnosti dle zákona č. 565/1990 Sb. ve znění pozdějších předpisů.
- Veškeré výše uvedené osobní údaje zpracováváme a uchováváme v souladu
s podmínkami GDPR. Údaje nejsou zpřístupněny nebo poskytovány jakýmkoliv třetím osobám s výjimkou případné kontroly ze strany obce, pro kterou jsou vybírány místní poplatky nebo pro kontroly cizinecké policie. - Subjekt údajů má právo kdykoliv odvolat svůj souhlas se zpracováním osobních údajů, právo požadovat od Správce přístup ke svým osobním údajům, jejich opravu nebo výmaz, popřípadě omezení zpracování, a vznést námitku proti zpracování, má právo na přenositelnost těchto údajů k jinému správci, jakož i právo podat stížnost
u Úřadu pro ochranu osobních údajů, má-li za to, že Správce při zpracování osobních údajů postupuje v rozporu s GDPR.